O Know Your Customer, ou Know Your Client (KYC), é indispensável para qualquer distribuidora de investimentos. É um processo obrigatório de verificação para legitimar o perfil de quem quer contratar os serviços. 

Por exigir precisão e diferentes etapas de checagem, o apoio de tecnologias especializadas para cumprir todos os procedimentos acaba se tornando também uma excelente opção. 

Assim, as avaliações ganham duas características essenciais para a eficiência dos processos: velocidade e segurança.

Mas então, o que é KYC, como utilizá-lo no mercado de investimentos e como esse processo pode ser otimizado? Entenda tudo sobre isso a seguir!

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KYC: o que é e para que serve no mercado de investimentos? 

Quando se fala do setor bancário, conhecer melhor o cliente é uma obrigação de toda empresa. Por isso, o KYC entra como um elemento primordial.

O Know Your Customer, que, em português, quer dizer conheça seu cliente, é um onboarding dedicado a reunir uma grande quantidade de informações de um cliente antes de intermediar seus investimentos. 

Ele envolve uma estratégia baseada em regulamentações e comprovações criteriosas e essas diretrizes se aplicam tanto a pessoas quanto a empresas. 

Mas a implementação bem-sucedida depende de 3 etapas essenciais:

• Identificação;
• Qualificação;
• Classificação de risco.

Para colocar tudo isso em prática, o contratante preenche um formulário chamado comumente de Análise do Perfil do Investidor (API). 

Também é necessário o envio de documentações relevantes para validar o processo, além de metodologias para compreender vieses comportamentais e constantes atualizações ao longo da prestação de serviços. 

É por isso que o KYC tem uma finalidade principal: executar o suitability dos investidores. 

Todas as conferências realizadas somam argumentos e indícios capazes de indicar a existência de riscos nas transações.

O KYC serve para dar uma visão sobre dados pessoais, origem dos valores das aplicações, grau de escolaridade, nível de instrução do cliente sobre o mercado de investimentos, entre outros dados.

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Qual a importância do KYC para as distribuidoras de produtos de investimentos?  

O processo Know Your Customer desempenha um papel fundamental para distribuidoras de produtos de investimentos, já que é um alicerce crucial para a operação segura e eficaz do setor financeiro. 

Entenda as razões pelas quais as distribuidoras de produtos de investimentos devem utilizar o KYC, bem como os benefícios associados a essa metodologia:

• Prevenção de riscos: ele atua como uma barreira eficaz contra atividades ilícitas, a exemplo de lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo e a proliferação de armas de destruição em massa. Ao garantir a veracidade dos dados cadastrais dos clientes, as distribuidoras podem detectar comportamentos suspeitos ou transações não autorizadas. Isso ajuda a evitar que a empresa se envolva inadvertidamente em atividades ilegais, o que poderia resultar em sérias consequências legais e financeiras.
• Compliance: a conformidade com regulamentações e leis é uma prioridade para as distribuidoras de produtos de investimentos. Ele permite que essas empresas atendam a obrigações regulatórias rigorosas. A coleta de informações detalhadas e a manutenção de registros precisos ajudam a demonstrar o compromisso da empresa em cumprir as regras estabelecidas pelas autoridades financeiras. Isso evita multas substanciais e danos à reputação;
• Cooperação com jurisdições e previsões legais: as distribuidoras de produtos de investimentos frequentemente operam em várias jurisdições. É por isso que o Know Your Customer fornece um método eficaz para garantir que a empresa esteja em conformidade com as diferentes leis e regulamentos de cada jurisdição em que opera. Além disso, também revela o interesse da empresa em cooperar com as autoridades e a conformidade internacional;
• Prevenção de fraudes: a verificação de identidade e a coleta de informações financeiras detalhadas ajudam a confirmar a legitimidade dos clientes e suas transações. Isso reduz o risco de fraudes financeiras, como roubo de identidade e manipulação de contas. Aliás, os registros detalhados facilitam a identificação de padrões de atividades suspeitas;
• Otimização de recursos: embora a implementação envolva custos iniciais, o investimento em processos eficazes de KYC ajuda a otimizar recursos a longo prazo. Isso ocorre porque a prevenção de fraudes e o cumprimento de regulamentações reduzem o risco de perdas financeiras e multas. Além disso, é fato que a eficiência nos processos de integração de clientes economiza tempo e recursos operacionais.

Quais são as regras do mercado financeiro que se relacionam com KYC?

São diversas as instruções normativas aplicáveis ao tema. Mas algumas orientações legais para processos de conhecimento do cliente no mercado financeiro são:

• Lei de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (Lei 9.613/98), que regula tal crime;
• Circular 3.461 do Banco Central, consolida as regras para prevenir e combater crimes de lavagem de dinheiro;
• Resolução nº 3.876 do Conselho Monetário Nacional, que proíbe o crédito a pessoas físicas ou jurídicas que estejam inscritas no cadastro de empregadores que mantiveram trabalhadores em condições análogas à escravidão;
• Instrução CVM 301 de Prevenção à Lavagem de Dinheiro, supervisiona o mercado de investimentos, para a prevenção e tratamento de crimes de lavagem de dinheiro.

Quais são os principais cuidados na estruturação de uma política de KYC?

A estruturação de uma política de Know Your Customer é de extrema importância para as distribuidoras, mas é por isso que também é preciso ter cuidados específicos.

O primeiro passo, portanto, é entender todas as regulamentações aplicáveis ao setor. 

Diferentes jurisdições têm regras distintas, e uma política como essa precisa ser compatível com todas elas. Isso envolve estar ciente das mudanças regulatórias e manter-se atualizado.

A coleta de informações detalhadas sobre os clientes é essencial. No entanto, é fundamental equilibrar a obtenção de dados necessários com a necessidade de não sobrecarregar o cliente, além de seguir a legislação.

O KYC está diretamente ligado à avaliação de riscos. Por essa razão, as instituições precisam desenvolver sistemas para avaliar o risco associado a cada cliente e adaptar as políticas — o que pode ser um desafio, pois a abordagem precisa ser flexível e escalável.

Além disso, treinar funcionários para entender a importância desse conhecimento e como implementá-lo também é crucial. A falta de conhecimento ou devidos procedimentos pode resultar em erros e violações de regulamentos.

O Know Your Customer não é um processo pontual, mas um esforço contínuo.  Ou seja, as instituições devem monitorar a atividade dos clientes ao longo do tempo para identificar qualquer mudança significativa que possa indicar riscos ou comportamento suspeito.

Por isso também, é essencial que os clientes compreendam o motivo pelo qual estão sendo solicitadas informações e como seus dados serão utilizados. A comunicação transparente pode ajudar a evitar resistência por parte dos clientes.

Como otimizar os processos de KYC na distribuidora? 

Otimizar os processos de Know Your Customer em uma distribuidora de produtos de investimentos é essencial para garantir eficiência, conformidade e segurança. 

Existem três estratégias-chave para aprimorar esses processos: seguir políticas de compliance, buscar parceiros especializados e adotar novas tecnologias.

Entenda a seguir!

1. Seguir políticas de compliance

A conformidade com as regulamentações é o cerne do KYC. Certificar-se de que sua política esteja alinhada com as regulamentações locais e internacionais é fundamental.  Isso permite uma atuação preventiva por parte da distribuidora.

Utilize recursos legais e consultores especializados para garantir que sua política esteja sempre em conformidade.

2. Buscar parceiros especializados

Parcerias com empresas especializadas nesse setor podem simplificar significativamente o processo. 

Empresas com expertise em finanças eliminam gargalos e fornecem o backoffice com padrões e automatizações preparados para fazer essa e outras entregas com excelência. 

Além da experiência em lidar com os desafios específicos, esses parceiros vão fornecer insights valiosos sobre como otimizar seus procedimentos.

3. Adotar novas tecnologias

A tecnologia desempenha um papel central na otimização. Muitas inovações estão disponíveis para facilitar o processo, como, por exemplo, a biometria e o reconhecimento facial.

Essas tecnologias podem ser usadas para verificar a identidade dos clientes de forma segura e eficiente. Além disso, a inteligência artificial pode ajudar na análise de grandes volumes de dados, identificando padrões suspeitos e automatizando a classificação de riscos.

O uso de blockchain também pode aumentar a segurança e a transparência na coleta e compartilhamento de dados de clientes.

Um bom exemplo de como a tecnologia pode estar à favor no processo de KYC é a solução Hub Fundos. Gestores de fundos fazem muitos processos de diligência prévia, que consiste basicamente em realizar uma avaliação de risco da contraparte, coletando dados, por exemplo. Mas, ainda hoje, este processo costuma ser realizado de maneira manual, quase sempre por e-mail.

O Hub Fundos possui uma funcionalidade para Due Diligence, desenvolvida em parceria com a startup Iaas!, que permite centralizar e guardar essas informações de forma automatizada em um sistema, gerando uma trilha de dados visível e auditável.

Essa é uma garantia da integridade do histórico de dados, principalmente porque a CVM obriga que estas informações sejam guardadas por no mínimo 5 anos — o que é muito mais difícil de se garantir apenas com o e-mail.

Além disso, o gestor pode visualizar todas as diligências que ele fez no sistema e ter o controle desses fornecedores de forma individualizada. É a ferramenta ideal para o input e output das informações pelas gestoras. 

Esse pode ser um recurso valioso para distribuidoras que desejam otimizar o processo de KYC, uma vez que ajuda na integração de informações sobre fundos e agiliza a distribuição de dados aos clientes. 

Além do Due Diligence, o Hub Fundos elimina processos burocráticos na portabilidade de fundos e facilita a comunicação entre players da indústria de fundos de investimento.

Veja como o Hub Fundos pode facilitar as rotinas da sua empresa.